11 meilleurs outils de boîte de réception partagée pour aider à gérer les e-mails de l'équipe (2024)

Chez WPBeginner, nous gérons de nombreux e-mails de clients et d'équipes sur différents projets et sites Web. En cours de route, nous avons essayé de nombreux outils de boîte de réception partagée pour trouver les meilleurs pour nous-mêmes et pour les petites entreprises en général.

Garder une trace de la communication de votre équipe peut être un véritable casse-tête. Avec autant d’outils de boîte de réception partagée, choisir le bon peut sembler difficile.

C'est pourquoi nous avons pris le temps de tester tous les outils de boîte de réception partagée les plus populaires et avons prêté attention à des facteurs tels que le prix, la facilité d'utilisation et les fonctionnalités clés.

Dans cet article, nous vous présenterons les meilleurs outils de boîte de réception partagée pour gérer facilement les e-mails de votre équipe et de vos clients.

Meilleurs outils de boîte de réception partagée : nos meilleurs choix

🥇Première place

Grainure

Tarif : 16 $/utilisateur/mois à 56 $/utilisateur/mois

Idéal pour : Communication globale en équipe

Fonctionnalités clés : Intégration facile de la messagerie électronique, automatisation des flux de travail et des affectations, notes internes

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🥈Deuxième place

Boîte de réception héroïque

Tarif : 199,50 $/an à 499,50 $/an

Idéal pour : Support client sur les sites WordPress

Fonctionnalités clés : Intégration WordPress, tickets et utilisateurs illimités, historique des tickets client visible

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🥉 Troisième place

HubSpot

Tarif : 15 $/utilisateur/mois à 4 000 $/mois

Idéal pour : Gestion de la relation client

Fonctionnalités clés : 5 000 extraits prédéfinis et modèles d'e-mails, analyses d'e-mails, vues personnalisées de la boîte de réception

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Comment nous avons testé et examiné les logiciels de boîte de réception partagée

Vous vous sentez submergé par une montagne d’e-mails d’équipe ? Un logiciel de boîte de réception partagée peut être votre solution. C’est comme un emplacement central où votre équipe peut travailler ensemble pour gérer efficacement tous vos e-mails entrants.

Pour trouver les meilleures solutions de boîte de réception partagée pour vous, nous nous sommes concentrés sur ce qui compte le plus pour les propriétaires d'entreprise. Nous avons regardé au-delà des extras sophistiqués et nous sommes concentrés sur les fonctionnalités clés dont vous avez besoin.

Par exemple, l’automatisation change la donne. L'expert en IA Rohit Gupta, PDG d'Auditoria.AI, explique :

Grâce aux flux de travail automatisés, les e-mails sont acheminés vers les membres de l'équipe ou les services appropriés en fonction de règles et de critères prédéfinis. Cette innovation rationalise le processus et réduit les risques de perte ou d'oubli de messages dans les boîtes de réception partagées.

Nous utilisons également nous-mêmes certains de ces outils pour différents projets, nous savons donc qu'ils fonctionnent bien. D’autres sont des options populaires que nous avons minutieusement testées pour nous assurer qu’elles fonctionnent. Nous ne recommanderions pas un outil que nous n’utiliserions pas nous-mêmes.

Enfin, nous avons passé au peigne fin les avis et témoignages d'utilisateurs pour comprendre à quel point ces solutions de boîte de réception partagée sont efficaces, fiables et conviviales dans des scénarios réels.

Pourquoi faire confiance à WPBeginner ?

Nous aidons les gens avec WordPress, les boutiques en ligne et le marketing depuis plus de 16 ans. Nous ne nous contentons pas de croire n’importe qui sur parole ; nous testons minutieusement chaque outil et plugin nous-mêmes sur de vrais sites Web.

Vous voulez voir comment nous procédons ? Consultez notre processus éditorial.

1. Rainure

Pour les petites entreprises souhaitant utiliser une boîte de réception collaborative, Groove s'impose comme le meilleur logiciel de boîte de réception partagée. Il est facile à configurer, convivial et offre un excellent rapport qualité-prix.

Groove s'intègre parfaitement aux clients de messagerie populaires tels que Gmail (Google Workspace), Outlook et Office 365. Le processus de connexion ne prend que quelques minutes et Groove se chargera d'importer tous vos messages existants.

Pour savoir comment configurer Gmail avec Groove, vous pouvez lire notre article sur la configuration d'une boîte de réception Gmail partagée dans WordPress.

L’une des forces de Groove réside dans ses autorisations d’accès flexibles et ses rôles de coéquipier. Nous avons utilisé cette fonctionnalité pour créer des boîtes aux lettres distinctes pour différentes fonctions de nos projets, comme le marketing et le support client.

De cette façon, les membres de l’équipe ne voient que les e-mails pertinents pour leur rôle, ce qui permet de garder les choses organisées et efficaces.

Une autre fonctionnalité que nous aimons sont les réponses prédéfinies, qui sont disponibles dans tous les forfaits. Vous pouvez créer des réponses pré-écrites aux questions courantes des clients, ce qui fait gagner un temps précieux à votre équipe.

De plus, des fonctionnalités d'automatisation telles que les créateurs de règles (pour catégoriser automatiquement les e-mails) et les attributions d'e-mails à tour de rôle (pour répartir uniformément les messages entrants) peuvent rationaliser davantage votre gestion des e-mails.

Avantages de Groove :

Détection des collisions : empêchez vos coéquipiers de répondre simultanément au même e-mail.
Notes internes : autorisez les membres de l'équipe à discuter des interactions avec les clients en privé dans les e-mails.
Rapports et analyses approfondis : fournissent des informations précieuses sur les performances de votre équipe, y compris les temps de réponse aux premiers e-mails et les délais de résolution moyens.
Dossiers et tags intelligents : organisez efficacement les conversations clients pour vos équipes.
Support client omnicanal : outre le courrier électronique, vous pouvez utiliser Groove pour aider les clients via le chat en direct, les réseaux sociaux et une base de connaissances en libre-service.

Inconvénients de Groove :

Fonctionnalités d'IA limitées : les fonctionnalités d'IA avancées (comme le sentiment d'IA pour résumer les longs fils de discussion en puces) ne sont disponibles que dans les forfaits de niveau supérieur.

Tarif : le tarif de Groove commence à 16 $/utilisateur et par mois (avec une limite de 25 utilisateurs) et peut aller jusqu'à 56 $/utilisateur par mois. Un essai gratuit est disponible sans carte de crédit requise, vous pouvez donc l'essayer avant de vous engager. Les forfaits supérieurs offrent davantage de comptes de boîte de réception partagés et une assistance prioritaire.

Pourquoi nous avons choisi Groove : Le prix abordable, la facilité d'utilisation et les puissantes fonctionnalités de collaboration en font la solution idéale pour les petites entreprises qui cherchent à améliorer leur communication avec leurs clients, à rationaliser les flux de travail de leurs équipes et, en fin de compte, à accroître la satisfaction de leurs clients.

Pour plus d’informations, consultez notre revue complète de Groove.

2. Boîte de réception héroïque

Vous gérez un site Web WordPress ? Alors Heroic Inbox est la meilleure solution de boîte de réception partagée pour vous. Ce plugin de service d'assistance connecte de manière transparente votre site WordPress à votre compte de messagerie. De cette façon, vous pouvez gérer votre boîte de réception de support client directement depuis votre zone d’administration WordPress.

Certes, la configuration de Heroic Inbox n’est peut-être pas aussi simple que d’autres options. Cependant, peu de plugins offrent ce niveau d’intégration WordPress, ce qui en fait un choix pratique pour les propriétaires de sites Web qui préfèrent une plateforme centralisée.

Un autre avantage est l'intégration de WooCommerce. Lorsque vous interagissez avec les clients, vous pouvez consulter leurs achats passés dans l'interface Heroic Inbox. Cela fournit un contexte précieux pour résoudre les demandes et offrir un soutien personnalisé.

De plus, Heroic Inbox est prêt à être traduit, ce qui en fait une excellente option pour les entreprises s'adressant à des clients internationaux.

Avantages de la boîte de réception héroïque :

Tickets et utilisateurs illimités : gérez un nombre illimité de demandes de clients et assistez les membres de l'équipe sans restrictions.
Historique des tickets : consultez l'historique des messages passés de chaque client pour comprendre ses besoins et suivre les problèmes récurrents. Cela peut également être utile pour la communication de suivi.
Balises d'e-mail pour l'organisation : créez des balises personnalisées pour catégoriser et organiser vos tickets d'assistance pour une gestion efficace.
Brouillons de réponses : améliorez le travail d'équipe en créant des brouillons de réponses à examiner et à approuver avant de les envoyer aux clients.
Pièces jointes : permettez aux clients de joindre des fichiers à leurs tickets d'assistance pour une communication claire et de télécharger des pièces jointes directement dans WordPress.

Inconvénients de la boîte de réception héroïque :

Fonctionnalités limitées dans le plan d'entrée : le plan de base de Heroic Inbox manque de fonctionnalités que l'on trouve généralement dans les plans d'entrée d'autres solutions (comme la détection de collisions, les discussions internes et les modèles d'e-mails enregistrés).

Tarif : Heroic Inbox commence à 199,50 $par an et peut atteindre 499,50 $par an. Contrairement à certains concurrents, il propose un tarif forfaitaire sans tarification par utilisateur, ce qui peut être rentable. Les forfaits supérieurs sont accompagnés d’options d’assistance premium.

Pour le meilleur rapport qualité-prix, nous vous suggérons de vous procurer le Heroic Bundle, qui comprend Heroic Inbox et Heroic KB, un puissant plugin de base de connaissances. Le prix varie entre 299,50 $par an et 849,50 $par an.

Pourquoi nous avons choisi Heroic Inbox : L'intégration transparente du plugin avec WordPress, les tickets et les utilisateurs illimités et la compatibilité WooCommerce en font une option intéressante pour les entreprises gérées par WordPress.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter notre revue HeroThemes.

3. HubSpot

Gérez-vous les interactions avec les clients à différentes étapes, depuis l’attraction de clients potentiels jusqu’à l’entretien des clients existants et la fourniture d’une assistance continue ? Si tel est le cas, HubSpot pourrait être la solution de boîte de réception partagée idéale pour vous.

HubSpot est un outil de gestion de la relation client (CRM) bien connu. La fonctionnalité de messagerie d'équipe est disponible sur leurs plateformes marketing, ventes et Service Hub.

Outre une boîte de réception partagée, vous bénéficierez également de fonctionnalités telles que le suivi des réponses aux e-mails, des rapports sur les performances des e-mails et des vues personnalisables de la boîte de réception. Ces outils vous aident à obtenir des informations précieuses sur votre communication par courrier électronique et à optimiser le flux de travail de votre équipe.

Une chose qui nous a impressionnés est le nombre généreux de modèles d'e-mails et d'extraits prédéfinis de HubSpot, qui peuvent atteindre 5 000 chacun. Cela vous permet de gagner du temps en réutilisant du contenu pré-écrit pour les messages courants.

Avantages de HubSpot :

CRM puissant : gérez le support client, la sensibilisation commerciale et les campagnes marketing sur une seule plateforme.
Modèles d'e-mails évolutifs : créez jusqu'à 5 000 extraits prédéfinis et modèles d'e-mails pour une communication efficace.
Informations sur les performances des e-mails : obtenez des données précieuses sur l'état des e-mails pour identifier les domaines à améliorer.
Flux de travail automatisés : outre le routage automatique des conversations, vous pouvez également configurer des déclencheurs pour des réponses automatisées par e-mail à des fins marketing ou commerciales.
Automatisation de la boîte de réception connectée : lorsqu'elle est connectée à HubSpot, la plateforme utilise l'IA pour capturer automatiquement vos contacts, les gérer et suggérer des actions en fonction du contenu de l'e-mail.

Inconvénients de HubSpot :

Gestion SLA limitée : à l'instar d'autres solutions, la gestion SLA (accord de niveau de service) n'est disponible que dans les forfaits de niveau supérieur. Cependant, avec HubSpot, vous devrez passer du forfait à 15 $/utilisateur par mois au forfait nettement plus cher à 1 080 $par mois.

Tarifs : HubSpot propose un forfait gratuit avec des fonctionnalités limitées. Les forfaits payants de la plateforme client vont de 15 $/utilisateur par mois à 4 000 $par mois. Ces plans incluent l'accès aux hubs de marketing, de vente, de service, de contenu, d'opérations et de commerce.

Bien que vous puissiez techniquement créer un plan personnalisé pour inclure uniquement les hubs de marketing, de ventes et de services pour la fonctionnalité de boîte de réception de l'équipe, nous avons constaté que le prix était plus élevé que celui des forfaits préemballés.

Pourquoi nous avons choisi HubSpot : Ses outils CRM, ses fonctionnalités de messagerie étendues, ses capacités d'automatisation et ses fonctionnalités basées sur l'IA en font un concurrent sérieux pour les entreprises cherchant à gérer toutes leurs interactions clients sur une plate-forme centralisée.

Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre revue complète de HubSpot.

Conseil d'expert : Vous n'aimez pas HubSpot ? Consultez notre liste des meilleures alternatives HubSpot pour trouver le meilleur outil CRM adapté à vos besoins.

4. Service d'assistance

HelpDesk est une plateforme de service client dotée d'un système puissant permettant de gérer tous vos e-mails d'assistance en un seul endroit.

Voici comment cela fonctionne : chaque e-mail d'un client devient un ticket. Vous pouvez ensuite facilement marquer ces tickets comme importants ou moins urgents, ajouter des balises pour garder les choses organisées et les attribuer à des membres spécifiques de l'équipe ou à des abonnés qui devraient être au courant de la conversation.

Pour vous faire gagner du temps en répondant aux questions courantes, HelpDesk vous permet de créer vos propres modèles d'e-mails personnalisables. Il existe même un générateur visuel pour faciliter la création de ces réponses standardisées.

Si vous souhaitez adapter HelpDesk aux besoins de votre entreprise, vous pouvez ajouter des champs personnalisés à vos tickets. Par exemple, vous pouvez créer un champ pour « Numéro de commande » afin que votre équipe puisse facilement trouver les détails pertinents des achats des clients sans avoir à rechercher dans les e-mails.

Avantages du HelpDesk :

Parfait pour les équipes d'assistance client : des fonctionnalités telles que le marquage des priorités, le marquage des conversations client, l'affectation de coéquipiers et l'ajout d'abonnés aux tickets facilitent la collaboration de votre équipe.
Fonctionnalités de travail d'équipe : ajoutez des notes privées ou des mentions pour faire venir d'autres membres de l'équipe susceptibles de vous aider, garantissant ainsi que chacun dispose des informations dont il a besoin.
Automatisation des tâches répétitives : configurez un routage et des flux de travail automatiques pour accélérer la gestion des tickets.
Analyses des performances : obtenez des rapports en temps réel qui vous montrent des mesures telles que les heures de la journée auxquelles vous recevez le plus d'e-mails, le temps nécessaire pour résoudre les problèmes et la rapidité avec laquelle votre équipe répond aux clients.
Adresses e-mail de réponse de l'équipe : Créez des alias de messagerie professionnelle d'apparence professionnelle pour les messages sortants, tels que sales@business.com ou marketing@business.com.

Inconvénients du HelpDesk :

Tarif unique : HelpDesk ne propose qu'un seul forfait standard. Si vous avez besoin de plus d’utilisateurs que ce qui est inclus, vous devrez alors obtenir un devis personnalisé, ce qui peut être coûteux pour les petites entreprises.

Tarifs : HelpDesk commence à 29 $/utilisateur et par mois. Il est également géré par la même société que LiveChat et ChatBot, vous pouvez donc ajouter un chat en direct et des chatbots pour aller au-delà de la communication par courrier électronique.

Pourquoi nous avons choisi HelpDesk : Nous avons choisi HelpDesk pour son système de tickets convivial et ses fonctionnalités conçues spécifiquement pour les équipes de service client. En mettant l'accent sur le travail d'équipe, l'automatisation et les rapports utiles, HelpDesk peut vous aider à améliorer l'expérience client.

5. Aidez le scout

Travailler ensemble sur les e-mails est simple avec Help Scout. Vous pouvez attribuer des conversations à des membres spécifiques de l'équipe, laisser des notes privées à votre équipe et même vérifier si quelqu'un d'autre travaille déjà sur le ticket pour éviter le travail en double.

Si vous disposez d'une base de connaissances, vous pouvez facilement la rechercher directement dans votre boîte de réception pour envoyer du contenu utile à vos clients. De cette façon, vous n’aurez pas à changer d’onglet.

Help Scout vous permet également d'impliquer des utilisateurs d'autres services, tels que la facturation ou les ventes, en tant qu'« utilisateurs légers ». Vous pouvez les ajouter aux conversations afin qu'ils soient au courant des problèmes pertinents et que les clients puissent obtenir de l'aide des bonnes personnes.

Avantages de Help Scout :

Flux de travail amélioré : utilisez la fonctionnalité Snooze pour mettre temporairement de côté des conversations et les ramener en haut de votre boîte de réception à une date et une heure désignées.
Contexte client : consultez toutes les interactions et informations passées de vos clients dans une barre latérale pratique. Vous pouvez même mettre à jour ces informations si nécessaire.
Communication multicanal : Help Scout va au-delà du courrier électronique, en proposant des intégrations pour le chat en direct, les réseaux sociaux et la communication par SMS (via des intégrations tierces).

Inconvénients de Help Scout :

Pas le plus évolutif pour les grandes entreprises : Help Scout était formidable lorsque nous l'avons utilisé au cours des premières années, mais il n'a pas été en mesure de soutenir notre croissance.

Pourquoi avons-nous choisi Help Scout : Bien que ce ne soit plus notre premier choix pour notre entreprise, nous pensons que Help Scout peut être une plateforme précieuse pour certaines équipes. Les fonctionnalités de boîte de réception partagée peuvent vous aider, vous et votre équipe, à rester organisés et au courant de toutes vos communications clients.

6. Gmélius

Gmelius est une solution de boîte de réception partagée spécifique à Gmail. Lors de la configuration, vous pouvez choisir votre objectif : « Inbox Focus » pour rationaliser les e-mails entrants avec automatisation ou « Outreach Focus » pour booster vos efforts de courrier électronique sortant.

Vous pouvez connecter Gmelius à votre compte Gmail existant, convertir un e-mail de groupe Google en boîte de réception collaborative ou même connecter un alias de messagerie. L’interface elle-même ressemble beaucoup à Gmail, ce qui la rend parfaite pour les personnes familiarisées avec la plateforme de messagerie de Google.

La véritable puissance de Gmelius réside dans ses options de personnalisation. Vous pouvez créer des vues personnalisées basées sur les membres de l'équipe affectés, les balises de messagerie ou d'autres critères.

De plus, les règles et modèles d'automatisation vous aident à optimiser votre flux de travail. Par exemple, vous pouvez configurer des réponses automatiques, attribuer des e-mails en fonction du contenu ou même recevoir des notifications en cas de violation des SLA afin de rationaliser la gestion des e-mails de votre équipe.

Avantages de Gmelius :

Interface familière : Gmelius ressemble à une extension de Gmail, ce qui le rend facile à apprendre et à utiliser pour les utilisateurs Gmail existants.
Fonctionnalités puissantes de la boîte de réception : automatisez diverses tâches de la boîte de réception telles que l'attribution d'e-mails, le déplacement des e-mails en fonction de leur statut, le marquage en fonction de mots clés, la configuration de réponses automatiques et la réception d'avertissements de violation des SLA.
Bibliothèque complète de modèles : accédez à une vaste bibliothèque de modèles d'e-mails prédéfinis classés par service (comme les comptes créditeurs et le service client) pour gagner du temps et créer des messages cohérents.
Intégration de Google Meet et Zoom : cela peut être utile dans des situations telles que la planification d'appels vidéo de suivi directement à partir de fils de discussion par e-mail avec des clients ou des membres de l'équipe.

Inconvénients de Gmelius :

Intégrations limitées : Par rapport aux autres options de cette liste, Gmelius propose une gamme plus restreinte d'intégrations tierces.

Tarifs : Gmelius commence à 24 $/utilisateur et par mois et évolue jusqu'à 36 $/utilisateur par mois. Un essai gratuit de 7 jours est disponible. La mise à niveau vers un forfait supérieur offre des avantages tels qu'une fenêtre de reporting de 12 mois, des tâches et des contacts illimités et la définition d'heures de travail.

Pourquoi nous avons choisi Gmelius : L'interface familière de type Gmail rend Gmelius facile à utiliser. De plus, les capacités d'automatisation étendues et les outils de collaboration peuvent vous aider à mieux gérer votre charge de travail.

7. Bureau frais

Tout comme HelpDesk, Freshdesk transforme les messages provenant des e-mails, des discussions téléphoniques sur le site Web, etc., en tickets que votre équipe peut gérer.

Dès qu'un nouveau ticket arrive, Freshdesk Ticket Dispatch peut automatiquement l'envoyer au membre de l'équipe le plus approprié en fonction de vos règles. Cela garantit que vos clients obtiennent rapidement l’aide de la bonne personne.

Si vous bénéficiez d'un plan de niveau supérieur, vous pouvez utiliser l'assistant Freddy AI pour aider davantage votre équipe. Il peut résumer les messages des clients, suggérer comment reformuler les choses pour mieux paraître et même vous aider à analyser les tendances de vos conversations.

Avantages de Freshdesk :

Tableau de bord de statistiques convivial : visualisez d'un seul coup d'œil toutes vos conversations en cours, y compris celles en attente de réponses des clients, en attente pour votre équipe et déjà résolues.
Boîte de réception organisée : créez des champs, des statuts et des vues personnalisés pour garder vos tickets bien rangés et faciles à trouver pour votre équipe.
Escalades automatiques : configurez des règles pour augmenter automatiquement la priorité d'un ticket. Par exemple, si un client n'a pas répondu concernant un problème de paiement, vous pouvez transmettre le ticket à une autre personne plus capable de gérer la situation.
Forfaits journaliers : Freshdesk vous permet d'ajouter rapidement de nouveaux agents temporaires avec un accès complet, mais uniquement pour cette journée, ce qui est parfait pour des occasions telles que des événements commerciaux.

Inconvénients de Freshdesk :

Problèmes de performances : d'après notre expérience et les avis des utilisateurs, Freshdesk peut parfois être un peu lent.

Tarifs : Freshdesk propose un forfait gratuit pour un maximum de 10 agents. Les forfaits payants commencent à 15 $/utilisateur par mois et vont jusqu'à 79 $/utilisateur par mois. La mise à niveau vous donne accès à un marché de plus de 1 000 applications, à davantage d'options de reporting et à davantage de fonctionnalités d'automatisation.

Pourquoi nous avons choisi Freshdesk : Freshdesk permet à votre équipe de collaborer facilement et de résoudre rapidement les demandes des clients. Le forfait gratuit et les niveaux payants abordables en font également une excellente option pour les entreprises de toutes tailles, même si ce n’est pas la solution la plus rapide.

8. Missives

Lorsque nous avons essayé Missive, notre première impression a été que l’interface était minimaliste. Outre la zone principale dans laquelle vous lisez et répondez aux e-mails, il existe une barre latérale qui affiche les dossiers de votre boîte de réception, ainsi que la possibilité d'en créer de nouveaux pour une gestion organisée des e-mails.

Cet outil de boîte de réception partagée propose également des règles personnalisées pour les e-mails entrants et sortants. Pour les e-mails entrants, vous pouvez définir des règles basées sur l'expéditeur, le destinataire ou la ligne d'objet. Ces règles peuvent déclencher des actions telles que l'ajout de notes, la répétition de notifications, la fusion de conversations, etc.

Les règles de courrier électronique sortant vous permettent de définir des rappels de suivi, en envoyant automatiquement des e-mails si aucune réponse n'est reçue dans un délai spécifié.

En dehors de cela, Missive dispose d'une fonction de discussion en équipe qui vous permet, à vous et à votre équipe, de réfléchir à des idées avant de répondre aux e-mails.

Avantages de Missive :

Flux de travail automatisés : créez des règles puissantes pour les e-mails entrants et sortants, rationalisant ainsi la communication et les suivis.
Chat en équipe : développez la collaboration en équipe grâce à la fonctionnalité de chat intégrée.
Prise en charge des heures ouvrées dans tous les forfaits : gérez les notifications en fonction des heures ouvrées prédéfinies. Chez de nombreux autres concurrents, cette fonctionnalité n’est souvent disponible que dans les forfaits de niveau supérieur.
Réponses prédéfinies : gagnez du temps et assurez une communication cohérente en créant des messages pré-écrits pour une utilisation individuelle et en équipe.

Inconvénients de la Missive :

Peut être trop simple pour certains : Bien que propre, la palette de couleurs grises de l'interface peut rendre difficile la différenciation visuelle des éléments.
Forfait Starter limité : bien qu'abordable à 14 $/utilisateur et par mois par rapport à Groove, le forfait Starter vous limite à un maximum de 5 utilisateurs.

Pourquoi nous avons choisi Missive : Dans l'ensemble, Missive est idéale pour les équipes qui recherchent un moyen simple mais efficace de gérer leurs e-mails. Prêt à l'emploi, il offre également des fonctionnalités qui ne sont souvent disponibles que dans les forfaits de niveau supérieur, comme l'assistance pendant les heures de bureau et le chat d'équipe intégré.

9. Hiver

Hiver est un outil qui ajoute des fonctionnalités de boîte de réception partagée directement à votre compte Gmail. Tout ce que vous avez à faire est d'installer l'extension Hiver Chrome et elle fonctionnera dans votre Gmail existant. Vous verrez alors de nouvelles fonctionnalités telles que des listes de tâches assignées, des coordonnées clients et des analyses utiles.

Hiver aide votre équipe à rester organisée. Pour suivre facilement les progrès, vous pouvez marquer les e-mails comme ouverts, en attente ou fermés. Vous pouvez également attribuer des e-mails à des membres spécifiques de l'équipe, ajouter des étiquettes pour un meilleur tri et utiliser le journal d'activité pour voir l'intégralité de l'historique des e-mails.

Il existe également des outils de collaboration d'équipe uniques. Par exemple, vous pouvez partager des e-mails en toute sécurité avec des permaliens spéciaux. Vous pouvez également configurer des flux de travail d’approbation lorsque les clients font des demandes spéciales qui nécessitent d’abord l’approbation de quelqu’un d’autre avant de pouvoir aller de l’avant.

Avantages d'Hiver :

Fonctionne dans Gmail : gérez votre boîte de réception partagée directement dans votre compte Gmail existant, pour que les choses restent familières et organisées.
Support omnicanal : Hiver offre des fonctionnalités allant au-delà de la messagerie de base, notamment des chatbots, une base de connaissances et même un chat en direct.
Équilibrage de charge : évitez que les membres de l'équipe ne soient surchargés de travail en définissant des limites d'affectation.
Fonctionnalités d'IA uniques : Hiver peut suggérer des modèles d'e-mails à utiliser en fonction de l'e-mail du client ou détecter les messages de remerciement pour clôturer automatiquement les conversations.

Inconvénients de l'Hiver :

Moins d'intégrations : Hiver ne se connecte pas à autant d'autres outils que certains concurrents.

Tarifs : Hiver propose un essai gratuit de 7 jours. Les forfaits payants commencent à 15 $/utilisateur par mois pour 10 utilisateurs et 2 boîtes aux lettres et vont jusqu'à 79 $/utilisateur par mois. La mise à niveau vous permet d'obtenir des boîtes de réception partagées supplémentaires.

Pourquoi nous avons choisi Hiver : Semblable à Gmelius, Hiver est conçu pour améliorer Gmail. Cependant, contrairement à Gmelius, qui imite l'interface de Gmail, Hiver s'intègre directement dans Gmail lui-même et est plus abordable. Cela vous permet de gérer vos e-mails sans quitter l'environnement Gmail.

10. Groupes Google

Votre budget est serré et vous avez besoin d'un moyen rapide de configurer une boîte de réception Gmail partagée ? Vous pouvez essayer Google Groupes. Ce service gratuit de Google Workspace vous permet de créer une adresse e-mail centrale que toute votre équipe peut utiliser.

Il est important de noter que seuls les utilisateurs disposant des privilèges d'administrateur Google Workspace peuvent créer des groupes. Si vous n'êtes pas sûr des autorisations de votre compte, vérifiez simplement auprès de votre équipe d'administration.

Une fois votre groupe créé, le propriétaire ou le gestionnaire peut activer les fonctionnalités de la boîte de réception collaborative. Cela permet aux membres de l'équipe de gérer les conversations en attribuant des e-mails à des membres spécifiques de l'équipe, en marquant les conversations comme résolues et en utilisant des étiquettes pour une meilleure organisation.

Avantages des groupes Google :

Gratuit et facile à utiliser : il n'y a aucun coût et la configuration est simple.
Fonctionnalités collaboratives : vous pouvez attribuer des e-mails, résoudre des conversations et utiliser des balises pour organiser vos messages.
Rôles et autorisations : définissez des rôles et des autorisations d'accès clairs pour sécuriser votre boîte de réception partagée. Vous pouvez décider qui peut voir les conversations, y participer, approuver les messages, etc.

Inconvénients des groupes Google :

Fonctionnalités limitées : bien que Google Groupes propose des fonctionnalités collaboratives, elles ne sont pas au même niveau que les autres plates-formes de boîte de réception partagée.

Tarifs : la création et l'utilisation de groupes Google sont entièrement gratuites pour tous les utilisateurs de Google Workspace, à condition que vous disposiez des autorisations nécessaires pour créer des groupes. Les forfaits Workspace vont de 6 $/utilisateur par mois à 18 $/utilisateur par mois, les niveaux supérieurs offrant un stockage accru par utilisateur.

Pourquoi nous avons choisi Google Groupes : Google Groupes constitue un excellent choix de départ pour les équipes à la recherche d'une solution simple et gratuite pour créer une boîte de réception Gmail partagée. Cependant, nous ne le recommandons pas pour une utilisation à long terme car il n’est pas aussi évolutif que les autres options de la liste.

11. Boîte aux lettres partagée Outlook

Vous et votre équipe utilisez déjà Microsoft 365 et Outlook pour rester connectés ? Votre équipe est petite et vous recherchez un moyen simple de travailler ensemble sur les e-mails ? Essayez ensuite la fonctionnalité de boîte aux lettres partagée d'Outlook.

La configuration d’une boîte aux lettres partagée est simple si vous êtes l’administrateur de votre compte Microsoft 365. Tout ce que vous avez à faire est de créer une nouvelle adresse e-mail spécifiquement pour votre équipe et d'ajouter les membres. Si vous n’êtes pas l’administrateur, vous pouvez leur demander d’en créer un pour vous.

Une fois opérationnelle, la boîte aux lettres partagée apparaît comme un nouveau dossier dans votre Outlook. Votre équipe peut recevoir des e-mails à cette adresse partagée, et tous les messages que vous envoyez à partir de cette adresse e-mail sembleront provenir de l'équipe et non d'une seule personne.

Avantages de la boîte aux lettres partagée Outlook :

Configuration simple : les boîtes aux lettres partagées sont faciles à configurer et à utiliser car elles s'intègrent parfaitement dans votre Outlook existant.
Agendas d'équipe : l'agenda connecté à la boîte aux lettres partagée apparaît automatiquement dans la liste des agendas de chacun, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde concernant les réunions et les délais.
Règles de la boîte de réception : tout comme avec votre propre boîte de réception, vous pouvez définir des règles pour trier et gérer automatiquement les e-mails entrant dans la boîte aux lettres partagée.

Inconvénients de la boîte aux lettres partagée Outlook :

Pas pour les grandes équipes : les boîtes aux lettres partagées fonctionnent mieux pour les petites équipes. Si votre équipe est plus grande ou a besoin de plus de fonctionnalités de collaboration, vous aurez peut-être besoin d'un autre outil.

Tarifs : la fonctionnalité de boîte aux lettres partagée est fournie avec tous les forfaits Microsoft 365 Business, qui commencent à 6 $par utilisateur et par mois et vont jusqu'à 22 $par utilisateur et par mois. Microsoft 365 propose également un essai gratuit d'un mois.

Pourquoi avons-nous choisi la boîte aux lettres partagée Outlook : Pour les petites équipes utilisant déjà Microsoft 365, la boîte aux lettres partagée peut être une excellente option. Toutefois, si votre équipe a besoin de fonctionnalités plus avancées, vous souhaiterez peut-être explorer d’autres alternatives.

Conseil de pro : Vous souhaitez envoyer des e-mails depuis votre site Web WordPress via Outlook ? Consultez notre article sur la façon de connecter Microsoft Outlook à WordPress.

Quels sont les meilleurs outils de boîte de réception partagée pour les e-mails d’équipe ?

Pour les petites entreprises, Groove est le meilleur outil de boîte de réception partagée pour gérer les e-mails de votre équipe. Il est facile à utiliser, abordable et doté de fonctionnalités qui aident votre équipe à travailler ensemble efficacement. Cela signifie des clients plus satisfaits et un flux de travail plus fluide pour votre équipe.

Si votre entreprise fonctionne sur WordPress et que vous traitez de nombreuses demandes de clients, alors Heroic Inbox est un concurrent sérieux. Il se connecte directement à votre tableau de bord WordPress, vous permettant ainsi de gérer les tickets d'assistance sans jamais quitter votre environnement familier.

Enfin, pour les entreprises qui souhaitent gérer toutes leurs interactions clients en un seul endroit, ne cherchez pas plus loin que HubSpot. Cette plateforme va au-delà des boîtes de réception partagées de base grâce à son puissant système CRM.

Boîtes de réception partagées : questions fréquemment posées

Maintenant que nous avons vu les meilleurs outils de boîte de réception partagée du marché, répondons à quelques questions fréquemment posées.

Il existe quelques options. Google Groupes propose une solution gratuite, mais ses fonctionnalités sont limitées. Pour une meilleure expérience, pensez à Groove ou Heroic Inbox. Les deux outils offrent des fonctionnalités telles que l'attribution d'e-mails aux membres de l'équipe, la définition d'autorisations et l'automatisation des tâches dans une interface conviviale.

Groove, Heroic Inbox, HubSpot et Help Desk sont d'excellents outils de boîte de réception partagée pour les petites entreprises. Ces plates-formes offrent des fonctionnalités telles que le routage automatique des e-mails, les notes internes, le marquage des e-mails et les réponses prédéfinies pour faciliter la communication.

Le choix de la meilleure solution dépend de vos besoins spécifiques et de votre budget.

Groove propose un processus de configuration simple de Gmail. Après avoir connecté votre compte, Groove importe de manière transparente vos e-mails existants.

Pour les utilisateurs qui souhaitent améliorer leur Gmail lui-même, Hiver est une excellente option. Il ajoute des fonctionnalités directement dans Gmail, telles que l'attribution de tâches et l'historique des activités.

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Meilleurs services de télécopie en ligne pour les petites entreprises

Nous espérons que cet article vous a aidé à découvrir les meilleurs outils de boîte de réception partagée pour gérer les e-mails de votre équipe. Vous pouvez également consulter notre liste des meilleurs services de marketing par e-mail et nos avis d’experts sur ce qui constitue une page de destination à fort taux de conversion.

Avertissement : Nous avons limité notre sélection aux meilleurs outils de boîte de réception partagée en fonction de leur popularité et de nos tests. Bien qu'il existe d'autres outils comme Helpwise, Front, Zoho Teaminbox et Outpost, ils ne correspondent pas à nos critères de qualité.

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