Comment configurer une boîte de réception Gmail partagée pour votre site WordPress
Avez-vous besoin de configurer une boîte de réception Gmail partagée pour votre site Web WordPress ?
Si vous souhaitez permettre à votre équipe de gérer plus facilement les e-mails de votre site WordPress, la création d'une boîte de réception partagée est la voie à suivre. Il permet à tous les membres de votre équipe de voir et de répondre aux e-mails à partir d'un seul endroit, en s'assurant que rien ne passe entre les mailles du filet.
Dans ce guide, nous allons vous montrer 3 façons de configurer une boîte de réception Gmail partagée dans WordPress.
Pourquoi avez-vous besoin d’une boîte de réception partagée pour WordPress ?
Si vous lancez un site Web professionnel, vous aurez bientôt besoin d'une boîte de réception professionnelle partagée pour prendre en charge vos opérations.
Chez WPBeginner, nous utilisons une boîte de réception professionnelle partagée pour des centaines de messages quotidiens, comme les demandes de partenariat et les affiliations. Cela permet à notre équipe de rester sur la même longueur d'onde et nous aide à répondre efficacement à chaque e-mail.
D'autres marques Awesome Motive comme WPForms et OptinMonster utilisent également des boîtes de réception de messagerie professionnelle partagées. Ils les utilisent pour rassembler toutes les questions des clients et demandes d’assistance, ce qui facilite une réponse rapide.
Gmail propose-t-il une fonctionnalité de boîte de réception partagée ?
Gmail lui-même n'offre pas de fonctionnalité de boîte de réception partagée. Bien que vous puissiez techniquement créer une nouvelle adresse Gmail et partager le mot de passe, nous vous déconseillons fortement de le faire.
Le partage de mots de passe présente des risques de sécurité tels qu'un accès non autorisé et des difficultés à suivre qui accède au compte. De plus, tous les membres de l’équipe auraient accès à tous les e-mails, les exposant potentiellement à des informations sensibles.
Une autre option consiste à utiliser Google Groupes pour une boîte de réception partagée.
D’après notre expérience, cette fonctionnalité est rapide et gratuite, mais ce n’est pas le moyen le plus efficace de recevoir et d’envoyer des e-mails en équipe. De plus, il ne propose pas les fonctionnalités nécessaires pour rationaliser la communication et améliorer les temps de réponse aux e-mails.
Pour cette raison, ce tutoriel vous montrera 3 solutions pour créer une boîte de réception Gmail partagée pour votre site WordPress. Vous pouvez utiliser les liens rapides ci-dessous pour passer à la méthode souhaitée :
Méthode 1 : configurer une boîte de réception Gmail partagée avec GrooveHQ (recommandé)
La première méthode consiste à utiliser GrooveHQ, qui est l’un des meilleurs logiciels d’assistance du marché. C'est ce que nous utilisons chez WPBeginner pour rassembler tous nos e-mails de marketing et de partenariat, et cela a été une expérience fluide tout au long.
Étape 1 : Connectez Groove à votre compte Gmail
Pour utiliser Groove, vous devrez vous rendre sur leur site Web et cliquer sur le bouton « Acheter maintenant et économiser ».
Ensuite, créez simplement un compte Groove en utilisant Gmail ou une autre adresse e-mail.
Tous les forfaits GrooveHQ incluent un essai gratuit de 7 jours après votre inscription, et vous pouvez sélectionner un abonnement avant ou une fois l'essai terminé. Pour plus d’informations, consultez notre revue complète de GrooveHQ.
Une fois que vous avez créé un compte, Groove vous montrera une liste de contrôle des tâches pour terminer votre configuration.
Pour configurer votre boîte de réception Gmail partagée, cliquez simplement sur « Connecter Gmail » à l'étape « Créer une boîte de réception ».
Vous choisirez ensuite un compte Gmail qui sera connecté à Groove.
Choisissez simplement un compte et passez par l’écran de consentement pour terminer la connexion.
Une fois cela fait, vous retournerez sur le site Web Groove pour nommer votre boîte de réception. Vous pouvez penser à l’utilisation que vous ferez de la boîte de réception. S'il s'agit du support client, nommez-le simplement « Support client ».
Après cela, continuez et cliquez sur « Connectez votre compte Gmail ».
Ensuite, vous devez sélectionner la quantité d'historique de courrier électronique que Groove doit importer. La durée maximale que vous pouvez choisir est de 1 an.
Vous pouvez également choisir si les e-mails qu'ils peuvent importer doivent être à l'état Ouvert ou Fermé, et si les balises d'e-mail doivent également être importées.
Une fois que vous avez configuré ces paramètres, cliquez sur « Démarrer l’importation et accédez-moi à ma boîte de réception. »
L'importation s'exécutera ensuite en arrière-plan pendant que vous explorerez l'interface de votre boîte de réception.
Étape 2 : invitez les membres de votre équipe à groover
Maintenant que vous avez connecté votre compte de messagerie Gmail à Groove, invitons certains membres de l'équipe afin que vous puissiez commencer à leur attribuer des tâches.
En haut à droite de votre boîte de réception Groove, cliquez sur l'avatar de votre profil et sélectionnez « Inviter les membres de l'équipe » dans le menu déroulant.
Ensuite, vous devez insérer les adresses e-mail des membres de votre équipe. Chacun doit être sur une ligne distincte ou séparé par une virgule.
Ci-dessous, choisissez le type d'accès pour ces utilisateurs. Vous disposez de trois options : Administrateur, Agent (pour le personnel d'assistance) ou Lite (pour les membres de l'équipe qui n'ont pas besoin de parler directement aux destinataires des e-mails mais souhaitent ajouter des notes aux conversations).
Chaque fois que vous ajoutez de nouveaux membres à l'équipe, vous ne pouvez sélectionner qu'un seul type d'accès. Si certains membres de l’équipe nécessitent différents types d’accès, vous devrez alors répéter cette étape.
Une fois que vous avez terminé, cliquez simplement sur « Suivant ».
À ce stade, sélectionnez les boîtes de réception auxquelles ces membres de l’équipe doivent avoir accès. Par exemple, si vous ajoutez des agents d’assistance, ils n’auront probablement besoin que d’accéder à la boîte de réception du service client.
Après cela, cliquez sur « Inviter ».
Désormais, Groove enverra aux membres de votre équipe une invitation par e-mail dans votre boîte de réception.
Ils peuvent simplement cliquer sur le bouton pour accéder à Groove. Voici à quoi ressemble l’e-mail :
Étape 3 : ajoutez un widget GrooveHQ à votre site WordPress
Groove n'a pas de plugin WordPress officiel, mais vous pouvez connecter votre site Web WordPress à Groove en utilisant son code de widget. Nous utiliserons le plugin gratuit WPCode pour ce faire, car il rend l'ajout d'extraits de code personnalisés sûr, facile et gérable.
Nous vous recommandons d’installer d’abord ce plugin WordPress avant de poursuivre avec le reste des étapes.
Une fois que vous avez fait cela, retournez à la page Groove et cliquez sur l'avatar de votre profil pour ouvrir le menu déroulant. Ensuite, cliquez sur « Paramètres ».
Dans la page Paramètres, sélectionnez « Widget » dans la barre latérale gauche.
Après cela, cliquez sur le bouton « Créez votre widget ».
Sur l’écran suivant, continuez et donnez un nom à votre widget.
Cela peut être quelque chose de simple, comme « Support Widget ».
Ensuite, sélectionnez le type de fonctionnalités Groove que vous souhaitez doter du widget. Outre un formulaire de contact pour recevoir des e-mails de clients ou de partenariats, vous pouvez également utiliser le widget pour activer une fonctionnalité de chat en direct.
Vous pouvez également choisir de créer une base de connaissances pour les questions fréquemment posées.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Étape suivante » en bas.
L'étape suivante consiste à personnaliser le widget lui-même. Ici, vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise, changer la couleur par défaut du widget et modifier le style de l'icône du widget.
L'aperçu pratique vous montrera à quoi ressemble le widget avec vos personnalisations.
Si vous faites défiler vers le bas, vous devez sélectionner quelle fonctionnalité doit être le premier écran que les utilisateurs verront lorsqu'ils ouvriront le widget.
L'écran d'accueil signifie que toutes les fonctionnalités de Groove que vous avez activées seront affichées ici. Ainsi, si vous activez les fonctionnalités de chat en direct et de formulaire de contact, l'utilisateur les verra tous les deux et pourra choisir celle qui convient le mieux à ses besoins.
Vous pouvez également sélectionner Contact Form First si vous utilisez uniquement Groove pour votre boîte de réception partagée.
Une fois que vous avez fait votre choix, vous pouvez cliquer sur « Installer et terminer ».
À ce stade, Groove générera un code d'installation que vous pourrez insérer avant la balise sur votre site Web.
Ici, cliquez simplement sur « Copier le code ».
Maintenant, ouvrez votre zone d'administration WordPress et accédez à Extraits de code » En-tête et pied de page.
Ensuite, collez simplement le code précédent dans la section « En-tête » et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
C'est ça. Tout ce que vous avez à faire est ensuite de visiter votre site Web et de voir si le widget fonctionne correctement. Vous pouvez également essayer le widget en l'utilisant pour envoyer un e-mail test à votre boîte de réception partagée.
Voici à quoi ressemble notre widget sur notre site Web de démonstration :
Méthode 2 : créer une boîte de réception Gmail partagée à l'intérieur avec la boîte de réception héroïque
GrooveHQ permet aux débutants de configurer facilement une boîte de réception Gmail partagée avec peu de configuration technique.
Cependant, cela signifie que vous devrez utiliser un logiciel distinct de WordPress pour afficher et gérer vos e-mails partagés. Cela peut être gênant pour certaines personnes, car vous devez basculer entre différentes plates-formes.
Si vous préférez utiliser un plugin WordPress, nous vous recommandons Heroic Inbox. Ce plugin de service d'assistance vous permet de connecter votre site Web WordPress à Gmail, de créer une boîte de réception partagée et d'inviter d'autres membres de l'équipe à collaborer dans la boîte de réception.
Cela dit, notez que Heroic Inbox ne dispose pas de widget comme GrooveHQ. Il configure uniquement une boîte de réception partagée dans le tableau de bord WordPress pour les comptes de messagerie professionnels que vous utilisez.
De plus, la configuration prend légèrement plus de temps que la première méthode, alors assurez-vous de lire attentivement chaque étape.
Étape 1 : Configurer le plugin Heroic Inbox
Tout d’abord, vous devez acheter un forfait Heroic Inbox sur le site Web HeroThemes, car le plugin n’est pas livré avec une version gratuite. Vous pouvez en savoir plus sur les prix dans notre revue complète de HeroThemes.
Une fois que vous avez acheté un forfait, les détails de votre compte, le lien de téléchargement et la clé de licence devraient vous être envoyés par courrier électronique. Vous pouvez télécharger le plugin en utilisant le lien dans l'e-mail.
Ensuite, ouvrez votre zone d’administration WordPress pour installer le plugin. Pour des instructions étape par étape, vous pouvez lire notre guide du débutant sur la façon d’installer un plugin WordPress.
Une fois le plugin installé et actif, il vous sera demandé d'insérer votre clé de licence. Allez-y et faites-le, puis cliquez sur le bouton « Activer » lorsque vous avez terminé.
Maintenant, vous verrez deux options pour ajouter une boîte de réception e-mail à Heroic Inbox : générique ou Gmail.
Sélectionnez simplement l’option « Gmail » pour continuer.
Ensuite, vous verrez un écran vous demandant de saisir les informations d'identification de votre application Google Workspace.
Heroic Inbox vous fournira un URI de redirection autorisé que vous devrez saisir lorsque vous créerez votre application Google Workspace. Il s'agit d'une URL spécifique qu'une application enregistre auprès d'un serveur d'autorisation (comme Google ou Facebook) pour recevoir des réponses d'authentification en toute sécurité.
Dans la prochaine étape, nous vous montrerons comment créer une application Google pour obtenir vos informations d'identification pour Heroic Inbox.
Étape 2 : Créer une application Google Workspace pour Heroic Inbox
Tout d’abord, accédez au site Web de la console Google Cloud. Si vous n'êtes pas déjà connecté à votre compte Google Workspace, vous pouvez le faire maintenant.
Après cela, cliquez sur le menu « Sélectionner un projet » en haut à gauche de la page.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de sélectionner un projet.
Puisque nous créons une nouvelle application Google Workspace pour Heroic Inbox, sélectionnez simplement « Nouveau projet » dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
A ce stade, vous devez renseigner le nom de votre projet. Il peut s'agir de quelque chose que vous pourrez facilement identifier plus tard, comme « Projet de boîte de réception héroïque ».
Vous devrez également sélectionner un emplacement pour stocker le projet dans Google Cloud. Vous pouvez simplement choisir « Aucune organisation », puis cliquer sur le bouton « Créer ».
L'étape suivante consiste à accéder à la barre de recherche et à rechercher « API Gmail ».
Allez-y et sélectionnez cette API Google une fois que vous l'avez trouvée.
Sur la page suivante, cliquez sur « Activer ».
Cela permettra à Gmail de recevoir et d'envoyer des e-mails au nom du plugin.
Vous avez maintenant activé l'API Gmail, mais vous devez toujours la connecter à Heroic Inbox.
Maintenant, cliquez sur le bouton « Créer des informations d’identification ».
À ce stade, vous pouvez sélectionner le type d'API que vous utilisez. Cliquez simplement sur « API Gmail » pour celui-ci.
Quant aux données, sélectionnez « Données utilisateur ». Une fois terminé, cliquez sur « Suivant ».
Ensuite, vous pouvez télécharger un logo à utiliser dans votre écran de consentement Google (qui est facultatif) et insérer vos coordonnées de développeur. Vous pouvez utiliser votre propre e-mail pour cela.
Après cela, cliquez sur « Enregistrer et continuer ».
Cette étape suivante concerne les étendues d’autorisation, dont la configuration est facultative.
Heroic Inbox recommande de le laisser tel quel, afin que vous puissiez faire défiler jusqu'à l'étape suivante.
À l'étape ID client OAuth, vous devez sélectionner un type d'application, qui doit être « Application Web ».
Ensuite, vous pouvez remplir le nom de la candidature. Cela peut être aussi simple que « Intégration de la boîte de réception héroïque ».
Maintenant, vous pouvez revenir à la page des paramètres de votre plugin Heroic Inbox plus tôt, où il vous fournit l'URI de redirection autorisé. Allez-y et copiez-le.
Après cela, revenez à Google Cloud et collez-le dans le champ approprié.
Une fois cela fait, cliquez sur « Créer ».
Google Cloud générera ensuite votre ID client OAuth 2 et votre secret client.
Vous pouvez trouver votre identifiant client sur cette page. Ensuite, cliquez sur « Télécharger » pour télécharger le fichier Client Secret sur votre ordinateur.
À ce stade, accédez au menu « Écran de consentement OAuth » dans Google Cloud.
Ensuite, cliquez sur « Publier l'application » pour que l'API ne soit plus en mode test.
Enfin, vous pouvez ouvrir à nouveau la page de votre plugin Heroic Inbox. Vous pouvez coller l'ID client et l'écran client dans les champs appropriés.
Remarque : Vous devrez ouvrir le fichier Client Secret dans un éditeur de texte tel que le Bloc-notes. Assurez-vous de copier uniquement la partie après "client_secret":" et ".
Une fois que vous avez fait cela, cliquez sur « Valider ».
Sur l'écran suivant, cliquez sur le bouton « Sélectionner la boîte aux lettres ».
Vous serez ensuite redirigé vers un compte Gmail à lier à WordPress.
Vous pouvez toujours répéter cette étape pour ajouter d'autres boîtes de réception Gmail.
Après avoir choisi un compte, cochez toutes les cases sur l'écran de consentement. Ceci permet de garantir que Heroic Inbox fonctionne correctement.
Ensuite, cliquez sur « Continuer ».
Si la connexion réussit, vous reviendrez à la page du plugin Heroic Inbox et verrez un texte indiquant « Heroix Inbox is Ready ! »
Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Tester la configuration de la boîte aux lettres » pour vous envoyer un e-mail de test réalisé avec le plugin Heroic Inbox.
Vous pouvez regarder la capture d'écran ci-dessous pour voir à quoi ressemble un e-mail de test réussi.
C'est ça!
Étape 3 : Ajoutez des utilisateurs WordPress à votre boîte aux lettres
Maintenant que vous avez connecté Heroic Inbox à Gmail, vous pouvez commencer à ajouter des utilisateurs pour accéder à la boîte de réception.
Tout ce que vous avez à faire est d'aller dans Heroic Inbox » Dashboard dans le panneau d'administration de WordPress. Ensuite, vous y trouverez votre boîte aux lettres. Cliquez simplement sur le menu à trois points et sélectionnez « Paramètres de la boîte aux lettres ».
Ici, passez à l’onglet « Utilisateurs ».
Ensuite, vous devez cliquer sur « Ajouter un utilisateur » pour ajouter de nouveaux utilisateurs WordPress à la boîte de réception.
Maintenant, allez-y, sélectionnez un utilisateur dans le menu déroulant et sélectionnez le rôle qui lui convient. Vous pouvez leur attribuer un rôle d'utilisateur de boîte aux lettres ou d'administrateur.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Ajouter un utilisateur ».
C'est ça. Vous avez configuré avec succès une boîte de réception Gmail partagée pour votre blog ou site Web WordPress.
Méthode 3 : créer une boîte de réception Gmail partagée avec Google Groupes (gratuite)
Si vous recherchez un outil de boîte de réception partagée gratuit pour configurer une boîte de réception Gmail partagée, vous pouvez le faire avec Google Groupes. L’inconvénient de cette méthode est que l’interface n’est pas aussi conviviale que les deux autres et que vous pouvez avoir une limite quant au nombre d’e-mails que vous pouvez envoyer quotidiennement.
Cela dit, si vous avez une petite équipe et que vous en êtes aux premiers stades de votre petite entreprise, Google Groupes peut être une bonne solution temporaire.
Tout d'abord, connectez-vous à votre compte Gmail. Ensuite, accédez au site Web Google Groupes et cliquez sur « Créer un groupe ».
Ensuite, vous devez donner un nom à votre groupe et créer un nouvel e-mail de groupe.
Si vous utilisez un compte Gmail personnel, votre nom de domaine sera @googlegroups.com. Mais si vous disposez d’un nom de domaine personnalisé, le compte du groupe l’utilisera à la place.
Une fois terminé, cliquez sur « Suivant ».
Après cela, vous pouvez configurer vos paramètres de confidentialité.
Ici, vous pouvez rendre votre groupe Google accessible publiquement, autoriser uniquement les membres invités à le rejoindre et décider ce que les membres et les gestionnaires de groupe peuvent faire.
Si vous avez terminé avec cette page, cliquez sur « Suivant ».
La prochaine étape consiste à ajouter des membres. Ici, saisissez simplement les adresses e-mail des membres de votre équipe dans les champs Membres du groupe, Responsables de groupe ou Propriétaires du groupe.
Vous pouvez également choisir « Chaque e-mail » pour l’abonnement. Cela signifie que chaque utilisateur du groupe recevra une notification dès la réception de nouveaux e-mails, plutôt que par lots.
Lorsque cela est terminé, cliquez sur « Créer un groupe ».
Une fois que vous avez créé un groupe, accédez à « Paramètres du groupe » dans la barre latérale et sélectionnez « Général ».
Ensuite, recherchez la section Activer les fonctionnalités supplémentaires de Google Groupes et sélectionnez « Boîte de réception collaborative ». Une fois terminé, cliquez simplement sur le bouton « Enregistrer les modifications ».
Maintenant, vous pouvez continuer et utiliser cet e-mail comme adresse e-mail d’administrateur WordPress et/ou pour les formulaires de contact WordPress, les fenêtres contextuelles, etc. De cette façon, vous serez averti chaque fois que vous recevrez un message d’un visiteur du site Web.
Astuce bonus : utilisez WP Mail SMTP pour améliorer la délivrabilité des e-mails WordPress
Bien que WordPress soit une excellente plateforme de création de sites Web, ce n’est pas une excellente option pour envoyer des e-mails. En effet, de nombreux services d'hébergement Web WordPress ne sont pas configurés pour utiliser la fonction PHP mail(), responsable de l'envoi des e-mails.
En conséquence, les e-mails envoyés directement par les sites WordPress ne sont souvent pas livrés.
C'est pourquoi Gmail et d'autres fournisseurs de services de messagerie n'utilisent pas la fonction PHP mail(). Au lieu de cela, ils utilisent la configuration SMTP sur SSL/TLS pour envoyer et recevoir des e-mails.
Heureusement, vous pouvez utiliser le plugin WP Mail SMTP sur votre site Web. Ce plugin configurera votre site WordPress pour envoyer des e-mails en utilisant les paramètres SMTP, y compris le serveur SMTP de Gmail, au lieu de la fonction PHP. De cette façon, vos e-mails seront envoyés au lieu de finir dans le dossier spam.
Vous pouvez en savoir plus dans notre guide ultime sur la façon de configurer WP Mail SMTP avec n'importe quel hôte.
Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre à configurer une boîte de réception Gmail partagée pour votre site WordPress. Vous pouvez également consulter nos didacticiels WordPress sur la création d’une newsletter par e-mail et notre sélection d’experts des meilleurs plugins de formulaire de contact.
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