Comment embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress (conseils d'experts)
Vous vous demandez comment embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress ?
Gérer une entreprise demande beaucoup de travail. Mais si vous ne parvenez pas à maintenir correctement votre site Web WordPress, vous risquez de voir votre trafic et vos ventes chuter rapidement. La bonne nouvelle est que vous pouvez faire appel à un assistant virtuel (VA) pour gérer votre site à votre place.
Dans cet article, vous apprendrez comment embaucher un assistant virtuel WordPress afin que vous puissiez vous concentrer sur les activités les plus importantes de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?
Un assistant virtuel (VA) est un entrepreneur indépendant qui vous aide à soutenir votre entreprise à distance.
Ils gèrent toutes les tâches répétitives ou chronophages pour lesquelles vous n’avez pas le temps ou pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d’un coup de main. Il peut s'agir de tâches telles que la planification de rendez-vous, la gestion de votre calendrier ou même l'envoi d'e-mails.
Contrairement à un chef de bureau ou à un assistant de direction, un assistant virtuel effectue son travail entièrement à distance. En outre, les assistants virtuels sont généralement utilisés pour des tâches plus simples, tandis que les assistants de direction sont chargés d'effectuer des activités plus complexes qui nécessitent plus d'expérience.
Pourquoi avez-vous besoin d’embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress ?
Gérer un site Web WordPress signifie être responsable de la conservation des sauvegardes du site Web, des mises à jour des plugins et des thèmes, ainsi que des mises à jour principales de WordPress.
Si vous ne parvenez pas à maintenir votre site, il risque d'être piraté, de subir des temps d'arrêt ou même d'avoir des temps de chargement lents. Et cela peut directement vous faire perdre des visiteurs et même des clients.
Si vous n’avez pas le temps de gérer votre site ou si vous ne savez pas comment le faire, vous souhaiterez peut-être embaucher un assistant virtuel.
Votre assistant virtuel sera chargé de vous aider à distance dans les tâches liées à WordPress. Ils peuvent effectuer un large éventail de tâches qui vont au-delà de la maintenance, telles que :
Support technique : effectuez des sauvegardes WordPress régulières, maintenez vos plugins et thèmes WordPress à jour, optimisez les performances du site, et bien plus encore.
Gestion de contenu : effectuez des mises à jour de contenu pour le référencement, planifiez des publications et gérez les commentaires.
Support client : répondez aux articles de blog et aux commentaires sur les réseaux sociaux, interagissez avec votre audience et planifiez des rendez-vous.
Assistance e-commerce : si vous possédez une boutique en ligne, vous pouvez demander à votre VA de traiter les commandes, de gérer les listes de produits et de traiter les demandes des clients. Ils peuvent également effectuer des tâches de saisie de données telles que la mise à jour des niveaux de stock ou des prix.
Conception : s'ils ont des compétences en conception ou en codage, les assistants virtuels peuvent apporter des modifications à la mise en page, ajuster les styles ou même créer des visuels.
Les VA peuvent vous alléger la charge de travail afin que vous puissiez vous concentrer sur des activités plus prioritaires qui génèrent des revenus pour votre entreprise.
Pour mettre les choses en perspective, disons que votre temps vaut 50 $de l’heure. De nombreuses tâches administratives peuvent être confiées à des VA pour 5 à 25 dollars de l'heure. De ce fait, ces heures supplémentaires que vous aurez récupérées vous permettront de gagner plus d’argent.
L’embauche de VA pourrait bien être la meilleure décision que vous puissiez prendre dans votre entreprise. Cela étant dit, voici comment vous pouvez constituer une équipe fiable de VA.
1. Décidez quelles tâches externaliser et documentez votre processus
La première chose que vous devez faire est de dresser une liste des tâches que vous souhaitez que votre assistant virtuel WordPress effectue.
Cela vous aidera à filtrer les VA uniquement ceux qui correspondent à vos besoins. Comme mentionné précédemment, un assistant peut effectuer des dizaines de tâches à votre place.
En supposant que ce sont toutes des tâches que vous effectuez actuellement vous-même, vous devez documenter l'ensemble du processus et créer des lignes directrices à suivre. Il existe de nombreuses façons efficaces de documenter le processus :
Utilisez Snagit pour enregistrer votre écran et capturer chaque clic que vous effectuez pour chaque tâche.
Créez une liste de contrôle ou un hub de ressources dans Notion. Vous devrez peut-être inclure des didacticiels, des scripts et des modèles à suivre.
Non seulement cela facilite l'intégration des nouveaux membres de votre équipe, mais cela aide également à rédiger une description de poste plus précise et à trouver les bons candidats pour le poste.
Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler un hub de ressources sur Notion.
Vous pouvez étiqueter chaque document en fonction du type de tâche dont il s'agit.
Dans chaque document, nous avons inclus des instructions étape par étape ainsi que des captures d'écran pour aider les assistants virtuels à exécuter une tâche.
2. Rédigez une offre d'emploi précise
Si vous souhaitez trouver le bon assistant virtuel WordPress, vous devrez alors rédiger une description de poste convaincante qui attire une personne possédant les qualités et les compétences dont vous avez besoin.
Cela sert de filtre pour identifier le bon candidat. Une offre d’emploi d’assistant virtuel efficace devrait inclure :
Portée du travail :Décrivez les tâches et les responsabilités que le VA assumera. Vous devez indiquer clairement la disponibilité attendue et si vous cherchez à occuper un poste à temps plein ou à temps partiel.
Compétences nécessaires : Précisez les compétences et les qualifications que vous recherchez. Énumérez également les outils et logiciels que le VA est censé savoir utiliser, tels que le CMS WordPress.
Expérience : mentionnez le niveau d'expérience que vous recherchez, qu'il s'agisse d'un débutant ou d'une personne ayant des années d'expérience spécifiques.
Budget : définissez un budget et indiquez votre préférence pour des taux horaires ou des contrats à prix fixe.
Plus vous pouvez inclure de détails, mieux c'est. Par exemple, voici à quoi pourrait ressembler une offre d’emploi.
3. Savoir où trouver les meilleurs assistants virtuels
Une fois que vous avez mis en place votre documentation et rédigé votre offre d’emploi, vous êtes prêt à commencer à rechercher des assistants virtuels.
Les sites Web indépendants sont un excellent point de départ pour trouver un VA dédié, surtout lorsque vous avez des besoins spécifiques en tête.
Bien que vous puissiez emprunter la voie traditionnelle consistant à embaucher des assistants virtuels via des sites d'emploi, les plateformes indépendantes présentent certains avantages, tels que :
Un système d'évaluation pour voir comment ils ont travaillé avec les clients précédents
Paiements globaux et facturation facile
Une fonctionnalité de chat pour discuter des détails du projet et partager des fichiers
Les paiements s'effectuent via un service de dépôt fiduciaire, vous ne paierez donc que pour le travail terminé.
Cela étant dit, nous recommandons ces plateformes de freelance pour commencer :
Codable
Codeable est une plateforme indépendante WordPress fiable qui vous aide à vous mettre en contact avec des experts WordPress. Vous pouvez trouver des experts dans presque tous les domaines de WordPress, notamment :
Développement et personnalisation de thèmes et plugins
Développement du commerce électronique
Développement Web WordPress personnalisé
Conception de sites Web
API et intégration
Dépannage et maintenance
Sécurité et performances
Fondamentalement, si vous rencontrez des problèmes avec l’aspect technique de WordPress et que vous souhaitez que des experts qualifiés s’en chargent pour vous, alors Codeable est une excellente option. Et comme la plateforme n’accepte que les 2 % des meilleurs candidats, vous pouvez être sûr que vous travaillez avec des professionnels WordPress qualifiés.
Upwork
Upwork est l'une des plus grandes places de marché indépendantes, avec plus de 12 millions de pigistes inscrits sur la plateforme.
Contrairement à Codeable, vous pouvez trouver des assistants virtuels dotés d’un plus large éventail de compétences. Cela vous permet de trouver des professionnels pour diverses tâches au-delà de WordPress.
Comme il y a plus d’utilisateurs sur la plateforme, il y a de fortes chances que vous puissiez trouver un assistant virtuel dans les limites de votre budget.
Upwork affiche également des témoignages et des scores de réussite professionnelle sur le profil de chaque pigiste afin que vous puissiez voir leurs antécédents. En plus de cela, Upwork vous permet de parcourir les talents, de leur envoyer un message directement et même de les inviter à postuler.
Bien que vous puissiez plutôt choisir un site comme Fiverr, il peut être plus adapté aux projets ponctuels plutôt qu'à un rôle récurrent comme un VA.
Toptal
Toptal est une plateforme indépendante connue pour sa plateforme de sélection rigoureuse, n'acceptant que les 3 % des meilleurs candidats.
Les pigistes doivent passer cinq étapes du processus de sélection, y compris une évaluation complète en anglais et une évaluation du projet.
Contrairement à d’autres plateformes, Toptal adopte une approche plus personnalisée. Un membre de l'équipe vous appellera pour recueillir les exigences et les préférences en matière de talents. À partir de là, ils vous présenteront la personne idéale pour votre poste grâce à leur réseau de talents approuvés par des experts.
Ce processus de mise en correspondance personnalisé garantit que vous travaillez avec des assistants virtuels possédant les compétences et l’expérience appropriées pour vos tâches WordPress. Et cela vous évite de parcourir des milliers de CV et de coordonner vous-même les entretiens.
Toptal dispose même d'une fonctionnalité dédiée à la facturation et au suivi du temps appelée TopTracker. Avec ce service, vous pouvez facilement suivre les heures et effectuer des paiements via PayPal, Payoneer ou par virement bancaire direct. Mais vous pouvez également utiliser un outil dédié de suivi du temps comme TimeDoctor.
4. Interviewer des candidats qualifiés
Une fois que votre offre d'emploi est publiée depuis quelques jours, vous devriez voir les candidatures affluer. Passer au crible les candidats peut être une corvée, mais c'est un must si vous voulez trouver la bonne personne.
Vous devez limiter votre liste de candidats à ceux qui correspondent à vos qualifications. À partir de là, vous pouvez choisir de faire passer aux candidats un test de compétences. Cela filtre les candidats qui n’ont tout simplement pas les compétences nécessaires pour faire le travail.
Par exemple, vous pouvez créer un site WordPress factice et leur demander d'effectuer une sauvegarde complète du site, de résoudre un problème courant ou d'optimiser un article de blog pour le référencement. La liste des tâches que vous avez déjà accomplies vous aidera à décider comment évaluer vos candidats.
Après cela, vous pouvez sélectionner les quelques candidats qui ont obtenu les scores les plus élevés et qui sont les plus qualifiés pour le poste. Vous devrez interviewer ces recrues potentielles via Google Meet ou Zoom.
Vous savez désormais que les candidats sont capables de remplir le rôle. Mais vous voudrez également savoir s’ils correspondent bien à la culture de votre entreprise. Évaluez la façon dont ils aiment travailler en équipe, résoudre des problèmes inconnus ou prioriser les tâches, en particulier lorsqu'ils assument plusieurs responsabilités.
5. Embaucher et intégrer de nouveaux assistants virtuels
Généralement, vous embaucherez le candidat qui aura fait la meilleure impression. Assurez-vous que toutes les nouvelles recrues signent un accord d’entrepreneur indépendant. Ce contrat décrit les conditions, y compris l'étendue des travaux et les conditions de paiement.
En outre, il détaille les droits de propriété intellectuelle, qu’il est important de clarifier, en particulier lorsqu’il s’agit du contenu, des conceptions ou d’autres éléments créatifs d’un site Web.
Avec un logiciel comme signNow, vous pouvez créer des accords au format PDF et inviter vos nouvelles recrues à signer le contrat.
Mais avant le début de votre nouveau VA, vous devez également mettre en place un processus d'intégration.
Tout ce que vous avez à faire est d'utiliser un outil de gestion de projet pour créer une série de tâches d'intégration qui doivent être accomplies afin de mettre le VA à jour.
Vous pouvez utiliser Asana pour attribuer une liste de contrôle de tâches pour vous aider à intégrer vos nouveaux assistants virtuels. Chaque nouveau membre de l'équipe suivra une série d'actions pour se familiariser avec votre entreprise et son fonctionnement. Dans la liste de contrôle, des éléments tels que :
La mission et les valeurs fondamentales de votre entreprise
Accès à la connexion au site WordPress et à d'autres outils
Documentation et formation sur la façon d'effectuer les tâches
Accès aux outils de communication d'équipe pour la collaboration (par exemple, utiliser Slack est un excellent moyen de discuter avec les assistants virtuels en tête-à-tête, ou vous pouvez créer un canal dédié pour faire des annonces à toute votre équipe.
Vous pouvez simplement ajouter des liens vers le hub de ressources que vous avez créé précédemment avec Notion ou un logiciel similaire.
Lorsque vous ajoutez des autorisations et des rôles à WordPress et à d’autres logiciels, il est essentiel que vous utilisiez un gestionnaire de mots de passe comme 1Password.
Ce logiciel générera et stockera des mots de passe forts et uniques pour chaque compte, ce qui peut empêcher quiconque de pirater votre site WordPress.
Alternative : utiliser les services de maintenance WP
Vous pouvez décider que vous n’êtes pas tout à fait prêt à embaucher un VA, soit parce que vous n’avez pas suffisamment de tâches à déléguer, soit parce que cela n’a pas de sens sur le plan financier.
Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être plutôt choisir les services de maintenance WordPress. Ils peuvent vous aider à rationaliser et à automatiser toutes les tâches que vous devez effectuer pour garder votre site sain et à jour, notamment :
Rechercher et réparer les liens rompus
Mise à jour des thèmes et plugins
Sauvegarde de votre site WordPress
Supprimer les commentaires indésirables
Mettez automatiquement à jour le noyau de WordPress vers les dernières versions
WordPress.org vous recommande d'effectuer ces tâches ménagères tous les trois à six mois environ.
Bien que vous puissiez engager un VA pour effectuer ces tâches, il est beaucoup moins cher de simplement payer un fournisseur de services pour faire le travail à votre place.
Nous vous recommandons de choisir WPBeginner Pro Services. Notre équipe d’experts propose le meilleur service de maintenance WordPress du marché. Nous gérons les services de sauvegarde, les mises à jour principales, les mises à jour de thèmes et de plugins, l'optimisation des actifs, la suppression des logiciels malveillants, la surveillance de la disponibilité et bien plus encore.
Notre forfait Dormez mieux, à partir de 69 $par mois, fournit tous les services essentiels dont vous avez besoin pour bien prendre soin de votre site.
Si vous mettez à niveau votre forfait, vous pouvez même bénéficier d'heures de développement à la demande que vous pouvez utiliser quand vous en avez besoin. Cela signifie que vous n’êtes qu’à un coup de fil de résoudre tout problème.
Pour en savoir plus, consultez notre annonce WPBeginner Pro Services.
Une autre alternative consiste à utiliser une société d’hébergement WordPress gérée comme WP Engine, qui peut gérer la plupart des services de maintenance. Les fournisseurs d'hébergement géré s'occupent de toutes les tâches de gestion des serveurs telles que la configuration, la sécurité et la maintenance du serveur.
Foire aux questions
Nos lecteurs nous demandent souvent comment embaucher des assistants virtuels WordPress. Voici les réponses aux questions les plus courantes :
Combien coûte un assistant virtuel ?
Les prix des assistants virtuels varient mais coûtent généralement entre 5 et 50 dollars de l'heure, les assistants virtuels spécialisés et basés aux États-Unis coûtant plus cher que ceux axés sur l'administration et à l'étranger.
Alors que beaucoup facturent à l'heure, certains peuvent fixer leurs honoraires sous forme d'acompte mensuel de 500 $à 4 000 $pour un nombre d'heures défini.
Quand devriez-vous embaucher un assistant virtuel ?
En tant que propriétaire d’entreprise, il est difficile de savoir quand il est temps d’embaucher un assistant virtuel. Mais voici quelques signes indiquant qu’il est temps de commencer à déléguer :
Vous passez trop de temps sur des tâches à faible valeur. Il est préférable de consacrer votre temps à ajouter de la valeur à votre entreprise d'une manière que vous seul pouvez faire.
Vous perdez des clients parce que vous ne pouvez pas répondre aux e-mails d'assistance. Une mauvaise expérience client entraînera une mauvaise réputation, ce qui peut affecter la croissance de votre entreprise.
Vous n’êtes pas doué avec WordPress. Un VA possédant des compétences techniques peut gérer la correction des erreurs WordPress et effectuer des sauvegardes, garantissant ainsi que votre site reste sécurisé et à jour.
Vous avez du mal à gérer le contenu de votre site WordPress. Un assistant virtuel WordPress peut vous aider à rédiger des articles de blog, à créer des graphiques et à planifier des mises à jour de contenu.
L’externalisation peut sembler contre nature pour les entrepreneurs qui aiment garder le contrôle. Mais une partie de la croissance d’une entreprise consiste à faire confiance aux autres afin que votre entreprise puisse fonctionner sans toute votre attention.
Cela dit, si vous avez seulement besoin d’aide pour maintenir votre site WordPress, les services de maintenance WordPress sont la solution la plus fiable et la plus abordable.
Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre comment embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress. Vous pouvez également consulter notre guide des tâches de maintenance WordPress les plus cruciales à effectuer régulièrement et le guide de sécurité WordPress ultime.
Si vous avez aimé cet article, abonnez-vous à notre chaîne YouTube pour les didacticiels vidéo WordPress. Vous pouvez également nous trouver sur Twitter et Facebook.